Mitarbeiterkommunikation erfolgreich gestalten

Vielleicht haben Sie in den vergangenen Monaten Rituale geschaffen, die zur stärkeren Vernetzung untereinander beigetragen haben? Oder haben Sie Informationen mit der Belegschaft geteilt, die früher reine „Chefsache“ gewesen wären? Wenn ja, hoffe ich, dass Sie von diesen Kommunikationsmassnahmen nach wie vor profitieren können. Zusätzlich möchte ich Ihnen gern in diesem Beitrag vier Impulse für eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation, nicht nur in besonderen Situationen, mitgeben:

Sorgen Sie für Relevanz.

Unterstützen Sie den Aufbau von Vertrauen.

Bauen Sie Brücken zur (Wieder-)Eingliederung.

Geben Sie Raum für aktive Mitgestaltung.

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In meinem Seminar "Erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation" bei der Deutschen Hotelakademie frage ich die angehenden Betriebswirt:nnen nach Ihren persönlichen Erfahrungen. Aus sechs Aussagen können sie drei auswählen, die am ehesten für sie zutreffen. Hier ein Umfrageergebnis als Beispiel:

Was kommt Ihnen in den Sinn, wenn Sie diese Grafik betrachten?

Diese Frage stellte ich auch den Studierenden. Als erste Antwort kam eine Beschwerde. Es wären nur positive Aussagen, für die man sich hätte entscheiden können. Viel lieber hätte man aber negative Erfahrungen mit der Mitarbeiterkommunikation geteilt. So erklärt sich, warum nur etwas mehr als ein Viertel glaubt, stets gut über Abläufe im Unternehmen informiert zu sein und auch die anderen Aussagen sehr zurückhaltend ausgewählt wurden. Was können Sie gerade jetzt als Führungskraft tun, um zu einer besseren Mitarbeiterkommunikation beizutragen?

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1. Sorgen Sie für Relevanz

Wir alle erhalten täglich eine Flut an Informationen. Automatisch setzen wir Filter, welche Informationen wir tatsächlich zu uns durchdringen lassen. Damit Ihre Informationen bei Ihren Mitarbeitenden nicht nur ankommen, sondern auch verarbeitet werden, sollten Sie überlegen, was Ihr Team unbedingt wissen muss. Reduzieren Sie den Informationsgehalt auf das Wesentliche. Verpacken Sie die Informationen so, dass die Mitarbeitenden von ihrem Wissenstand aus abgeholt werden.

• Was dürfen Sie als bekannt voraussetzen und was nicht?
• Wie können Sie deutlich machen, wofür diese Informationen nützlich sind.
• Was hat der einzelne Mitarbeitende für einen Vorteil, wenn er sich diese Informationen zu eigen macht?

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2. Unterstützen Sie den Aufbau von Vertrauen

Hand aufs Herz: welche Gefühle überwiegen bei Ihnen, wenn Sie an Mitarbeiterkommunikation denken? Ist es Wertschätzung, Motivation oder eher Unsicherheit, Belastung? Was könnte Sie dabei unterstützen Mitarbeiterkommunikation mit etwas Positivem zu verbinden?

Versprechen Sie nie etwas, das Sie nicht halten können! Die aktuelle Lage ist weiterhin fragil und wenn Sie zugeben, dass Sie das beunruhigt, schaffen Sie mehr Vertrauen, als wenn Sie behaupten, dass schon alles gut werden wird. Gut werden kann es dennoch.

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3. Bauen Sie Brücken zur (Wieder-)Eingliederung

Die Mitarbeitenden, die Ihnen in der Krise treu geblieben sind, freuen sich darauf, dass die Arbeit wieder unter normaleren Bedingungen erfüllt werden kann. Jedoch weiß keiner, wie sich das auswirken wird. Der ein oder andere Mitarbeitende, der während der Krise abgewandert ist, kommt jetzt womöglich wieder zurück in Ihr Unternehmen. Dennoch bleibt die hohe Belastung durch dünne Personaldecken bei steigenden Gästezahlen und -ansprüchen. Dazu kommen veränderte Arbeitsbedingungen und -abläufe, die so von früher eventuell nicht bekannt sind. Fragen Sie bei jedem Einzelnen nach, ob er Unterstützung braucht und wenn ja, in welcher Form. Beobachten Sie genau die Leistungsfähigkeit Ihres Teams. Machen Sie häufiger spontane, kurze Feedbackrunden und planen sie größere in einem regelmässigen Turnus ein. Die Robusten im Team können sich als Unterstützer derjenigen engagieren, die Mühe haben und Sie so bei Ihrer Führungsarbeit entlasten.

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4. Geben Sie Raum für aktive Mitgestaltung

Für Mitarbeiterkommunikation gibt es kein Patent-Rezept! Es gibt jedoch Erfahrungswerte und sie können Ihr Team folgendes fragen:

• Was hat sich in der Kommunikation bewährt?
• Was soll anders werden?
• Wie möchten sich die Mitarbeitenden selbst einbringen?

Vergleichen Sie die Mitarbeiterperspektive mit Ihrer Sicht der Dinge und ziehen Sie die richtigen Schlüsse.  Bei den vielen Vorgaben, denen Sie und Ihr Team jeden Tag gerecht werden müssen, tut es gut, gemeinsam zu überlegen, wo die Gestaltungsfreiräume liegen. Es ist nie zu spät, bestehende betriebliche Regeln zu prüfen. Erleichtern sie die Arbeit oder erschweren sie diese unnötig? Wenn es erforderlich ist, vereinbaren Sie neue Regeln gemeinschaftlich. Haben Sie keine Angst vor den Ideen Ihrer Teammitglieder. Ihnen wird viel daran liegen, dazu beizutragen, dass die interne Kommunikation gelingt und sie sich darauf fokussieren können, erfolgreiche Gastgeber zu sein. Die tägliche operative Besprechung könnte z.B. in Zukunft reihum von den Teammitgliedern vorbereitet werden. Dafür benötigen sie Zugang zu relevanten Informationen und anfangs womöglich noch Ihre Hilfestellung, wie sie aufbereitet werden sollen. Mit der Zeit werden sie ein Gespür dafür entwickeln, was das Team an Informationen und Zielen braucht, um z.B. einen erfolgreichen Abendservice zu gestalten. Die Bereitschaft, sich für Ziele einzusetzen steigt, wenn Teammitglieder selbst die "Ansage" dafür machen dürfen.

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